# Literaturverwaltung > [!tip] Reference > Preprint by [Leman Çelik](https://www.virtuelle-lebenswelten.de/early-career-forum/celik-leman), [Mace Ojala](https://www.virtuelle-lebenswelten.de/early-career-forum/ojala-mace), [Fabian Pittroff](https://www.virtuelle-lebenswelten.de/early-career-forum/pittroff-fabian) from 2025-05-01. The text was originally written in English, but will be published in its German translation (by Fabian Pittroff, see [[Literaturverwaltung#German version|below]]). The use and re-use of literature is one of the everyday tasks in the virtual university. Consequently, *Literaturverwaltung* is not one homogeneous activity, but a multiplicity of practices. Books, papers, and of course PDFs, the hegemonic format of academic discourse, are received, evaluated, organised, saved, scanned, transferred, annotated and printed. All these practices were reported by participants in a workshop on the infrastructuring of Humanities research, conducted by the authors on 20 April 2023. The workshop was part of an ongoing ethnography of a Humanities research institution at a German university, involving about 50 people and a dozen sub-projects, which one of authors is conducting. Data is generated through participant observation, interviews, workshops, and experimental interventions. Published literature on the topic views *Literaturverwaltung* as an auxiliary tool in the production of academic knowledge (Borgman 2007; Nentwich 2003) and an infrastructure for its systematisation (Wouters 2014), towards the end of crafting new publications. In humanities research, where texts and other traces of meaning are the main manifestations of the phenomena of interest, the processing of literature is a core mode of inquiry. Operations include collection, sorting, and annotation, thereby creating data by fixing »traces \[…] in a suitable medium« (Rheinberger 2021: 29). Considering a praxiographic approach (Mol 2017) towards the Humanities, *Literaturverwaltung* is also research data management; literature is data insofar as it is enacted through data practices. Operations like these take place on desks, on shelves, in computer file systems, in text files and tables, as well as in specialized reference management software. Discussed in detail at a focus group on research data in the Humanities conducted by the authors on 10 April 2024. The basic task of reference management software is a variation of the classic use of the computer as office equipment, namely, to generate reports from a database (Mahoney 2005; Haigh 2009). More specifically in this context, the generation of bibliographies formatted in the style mandated by the publisher (Proske et al. 2023) to be inserted in manuscripts either by copy-pasting into a word processor, or by a document processor such as LaTeX or Pandoc. Specific uses of reference management software that are either already being practised or requested by humanities scholars include downloading PDFs via the browser, organizing citations in word processing programs, sorting literature, commenting on literature, and creating bibliographies. Reported at a meeting of a self-organized user group on note-taking software and beyond on 05.11.2024. When we interviewed our colleagues at an informal roundtable asking about their experiences with reference management software on 05.12.2024, many names came up: Citavi, EndNote, Mendeley, RefWorks and Zotero. So, the first thing which becomes clear is that not everyone is using the same tools. Some use more than one, while some use none. Same software is also used differently by different people. Such diversity is not surprising, but the details of how they fit into research practice are. Many aspects influence software choice (Perkel 2020). On our fieldsite, *Literaturverwaltung* is mostly organised individually, and there is no consensus on how it ought to be done. Therefore, when a group of Humanities researchers curious about co-authoring dares to undertake collaborative forms of *Literaturverwaltung*, they struggle to find human allies and non-human helpers to take care of basic tasks such as online storage and keeping metadata synchronised across users and devices. Reported during several consultations in 2024 by multiple researchers who were explicitly interested in establishing some form of shared Literaturverwaltung in their workgroup. This is due less to a lack of technical infrastructure, and more due to a lack of time and experience of working as a team, and to seemingly incompatible routines between colleagues. *Literaturverwaltung* thus remains one of the less collaborative practices in Humanities research. Institutional licensing, training, and instruction by libraries also influence the choice of reference management software and therefore research practices. The library of the Ruhr University Bochum, where the authors conduct their research, lists some of the advantages of using a specialised tool. A promotional video on the library's website announces that campus licences are available for Citavi and EndNote Online, while Mendeley and the open-source Zotero offer free versions with limited storage. Citavi is recognised for its unique features which reach beyond basic *Literaturverwaltung* as discussed above, extending to knowledge organization and project planning (see also Proske et al. 2023). Further, the library offers instructions on *Literaturverwaltung* with the TeX/LaTeX family of document processors. Taking a historical perspective on reference models, Borgman (2007) discusses in detail the transformation of libraries' resources into online catalogues and the digitisation of bibliographical information up to the present day and draws attention to the differences between stakeholders in terms of who can access which resource, when, and for what price (105). This discourse analysis of the economic and instructional resources shows that the library, too, has not converged on a stable set of tool-practices to endorse, but rather hedges its bets and acknowledges the diversity of *Literaturverwaltung*. Beyond tasks like formatting bibliographies, some researchers choose a closer integration of reference management software with the word processor to automate certain tasks, such as querying the database for only those items that have been cited, and keeping the manuscript up to date as bibliographic data is edited – great conveniences for including a complete and sufficient bibliography. This is facilitated by carefully passing data between applications using compatible protocols, and document and data formats, binding the work at hand to the computational infrastructure of the university. In the regime of the computer, word processing is data processing. With increased coupling and automation, fragilities enter – and with them, learned anxieties caused by ruptures of these fragile connections. We heard of manuscripts losing their connection with the database of references. Such breakdowns remind us that texts are computational objects. The solution to repair the manuscript was the tedious chore of going through the entire document by _Ctrl-F_-ing for opening parenthesis »(«, andresorting to typing the references manually. Events like these serve as »infrastructural inversions« (Bowker 1994) and foreground the need for maintenance and care of word processing files (Volmar 2020: 30) as computational objects. Breakdowns are never only inconveniences, but carry excesses in the affective domain: is the hard worked manuscript safe? Was the file corrupted somehow on the »inside«? It happened once, why wouldn't it happen again? Some people's intuition is to simplify the technological setup by moving to »dumber« formats, such as plain text files (Pittroff 2024). Individual researchers can, indeed, go beyond institutional infrastructures and choose the applications which are most useful to them in their daily practice and that adopt open-source policies, while most suffice with word processing and spreadsheet programs of commodity office productivity suites designed in and for corporate contexts, while reproducing corporate needs and ideologies. Important tools are never only cognitive artefacts, but also affective ones (Piredda 2020). Each lived biography associates affects towards individual software applications; »Ein Programm, mit dem wir leben und arbeiten können«, as one of our informants put it during a consultation on the topic of literature management on 19.11.2024. *Literaturverwaltung* turns a chaotic »folder of shame« of hoarded but always-already forgotten PDF into a »resource of pride«, as our collegures told as at a roundtable on 05.12.2024. This evokes aspirations for future writing projects and mobilizes trauma from data losses of the past in anticipation for angst over data losses yet to come. Over time, software applications, like people, change and mature, learn and forget, ossify and adapt, habituate and inhabit (Ojala and Cohn 2023). For instance, Zotero has an integrated PDF reader since version 6 of 2022, persuading researcher to integrate the software deeper into scholarly reading and annotating (RUSTLab et al. 2024). As another example of becoming, one of the colleagues we spoke with retraced their personal history of *Literaturverwaltung*: first Reference Manager, then EndNote, then Citavi at the new job. And while that worked fine, they migrated to Zotero because of international collaborations. These movements were reactions equally to formal and informal causes; employments, service provisioning, collegial networks, what was available. The software packages, too, have migrated from company to company via acquisitions, mergers, and sunsetting. Each of these movements involved migrating data from one system to another using exchange formats like RIS or BibTeX. None of these migrations ever goes without hassles, and something is lost in translation. Both bibliographies and biographies are therefore always also data stories, evolving interpretations of the Virtual University. »I hope I never have to transfer again!« one colleague exclaimed. One can hope. ## German version Die Nutzung und Wiedernutzung von Literatur sind alltägliche Aufgaben in der virtuellen Universität. Gerade deshalb ist Literaturverwaltung keine homogene Tätigkeit, sondern besteht aus einer Vielzahl von Praktiken. Bücher, Aufsätze und natürlich PDFs – das hegemoniale Format des akademischen Diskurses –, werden empfangen, bewertet, organisiert, gespeichert, gescannt, weitgeleitet, kommentiert und gedruckt. So jedenfalls wurde es uns von den Teilnehmenden eines partizipativen Workshops zur Infrastrukturierung geisteswissenschaftlicher Forschung berichtet, den einer der Autor:innen dieses Aufsatzes im Rahmen einer praxeographischen Studie an einer geisteswissenschaftlichen Forschungseinrichtung durchgeführt hat, an der rund 50 Personen und ein Dutzend Teilprojekte an einem übergreifenden Programm arbeiten. Auch die folgenden Ergebnisse dieses Beitrags basieren auf Daten, die im Rahmen der empirischen Forschung aller Autor:innen durch teilnehmende Beobachtung, Interviews, Gruppendiskussionen und Softwarestudien gewonnen wurden. In der Literatur zum Thema wird Literaturverwaltung zunächst als Hilfsmittel bei der Produktion von akademischem Wissen (Borgman 2007; Nentwich 2003) und als Infrastruktur für dessen Systematisierung (Wouters 2014) beschrieben, mit deren Hilfe das Ziel verfolgt wird, neue Publikationen zu erstellen. In der geisteswissenschaftlichen Forschung, wo insbesondere Texte und andere Sinnspuren als wichtige Manifestationen der Phänomene von Interesse behandelt werden, ist der Umgang mit Literatur ein essenzielles Forschungsverfahren. Typische Tätigkeiten sind das Sammeln, Sortieren und Annotieren von Literaturobjekten, wodurch Forschungsdaten produziert werden, indem »Spuren [...] in einem geeigneten Medium fixiert werden« (Rheinberger 2021: 29). Einem praxeographischen Ansatzes (Mol 2017) folgenden, verstehen wir die geisteswissenschaftliche Literaturverwaltung mithin als Forschungsdatenmanagement; Literatur-Objekte sind Daten, insofern sie im Rahmen von Datenpraktiken mobilisiert werden. Solche Praktiken finden auf Schreibtischen, in Regalen, in Dateisystemen, Textdateien und Tabellen statt, aber natürlich auch mithilfe spezialisierter Literaturverwaltungssoftware. Die grundlegende Aufgabe solcher Programme ist zunächst eine Variante der klassischen Nutzung des Computers als Bürogerät; nämlich zur Abfrage von und Ausgabe aus Datenbanken (Mahoney 2005; Haigh 2009). Konkret geht es in unserem Fall um die Erstellung von Bibliografien, die von Verlagen vorgegebenen Stilen entsprechen müssen (Proske et al. 2023) und durch Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder Dokumentenprozessoren wie LaTeX oder Pandoc in Manuskripte eingefügt werden. Andere Anwendungen von Literaturverwaltungssoftware, wie sie in geisteswissenschaftlicher Forschung praktiziert oder gewünscht werden, umfassen die Speicherung von PDFs über den Browser, die Organisation von Zitationen in Textverarbeitungsprogrammen, das Sortieren und Organisieren von Literaturdatenbanken, das Kommentieren von Literatur sowie die eingangs erwähnte Erstellung von Bibliografien. Wir konnten diese Anwendungsfälle wiederholt beobachten, viele sind uns aber schon bei nur einem einzigen Treffen einer selbstorganisierten Nutzer:innengruppe zum Thema Notizsoftware begegnet, was eine Ahnung von der Heterogenität geisteswissenschaftlicher Arbeitsweisen vermittelt. In einer anderen Runde, in der wir Kolleg:innen nach ihren Erfahrungen mit Literaturverwaltungssoftware befragten, wurde entsprechend viele Produktnamen genannt: Citavi, EndNote, Mendeley, RefWorks und Zotero. So viel ist klar: Nicht alle verwenden dieselbe Software. Einige verwenden sogar mehr als eine, andere wiederum überhaupt keine. Zudem wird dieselbe Software von verschiedenen Personen auf verschiedene Weise genutzt. Diese Vielfalt an Angeboten mag nicht überraschen, aber wie sie in die Forschungspraxis integriert werden, ist dann doch erstaunlich. Viele Aspekte beeinflussen die Entscheidung für eine bestimmte Software (Perkel 2020). In unserem Feld wird Literaturverwaltung größtenteils individuell organisiert und es gibt wenig Konsens darüber, auf welche Weise das genau geschehen soll. Eine Gruppe von Geisteswissenschaftler:innen, die sich an kollaborative Formen der Literaturverwaltung wagt, hat in unserer Erfahrung Mühe, menschliche Verbündete und nicht-menschliche Helfer:innen zu finden, die ihnen grundlegende Aufgaben der Online-Speicherung oder Synchronisierung von Metadaten zwischen Nutzer:innen und Geräten abnehmen. Gründe hierfür sind nicht unbedingt fehlende technische Infrastrukturen, sondern zuerst ein Mangel an Zeit oder Erfahrung sowie die scheinbar inkompatiblen Routinen zwischen Kolleg:innen. Literaturverwaltung reiht sich damit ein in die lange Liste wenig kollaborativer Praktiken der geisteswissenschaftlichen Forschung. Ebenfalls Einfluss auf die Entscheidung für oder gegen Literaturverwaltungssoftware und damit auf die Forschungspraxis haben institutionelle Lizenzen, Schulungen und Unterweisungen durch universitäre Bibliotheken. Die Bibliothek der Ruhr-Universität Bochum, an der die Autor:innen forschen, listet eine ganz Reihe von Vorteilen auf, die eine Verwendung von Literaturverwaltungssoftware mit sich bringen soll. In einem Video auf der Website der Bibliothek werden Lizenzen für Citavi und EndNote angeboten, während auf Mendeley und Zotero als kostenlos verfügbare Produkte verweisen wird. Für Citavi wird herausgestellt, dass es über Funktionen verfüge, die über das klassische Repertoire der Literaturverwaltung hinausgehen, insofern die Software auch Anwendungen der Wissensorganisation und Projektplanung umfasse (siehe auch Proske et al. 2023). Weiterhin bietet die Bibliothek Anleitungen zur Literaturverwaltung mit Hilfe der TeX/LaTeX-Software-Familie an. Borgman (2007) diskutiert in diesem Zusammenhang aus historischer Perspektive die Transformation von Bibliotheksressourcen in Online-Katalogen und die damit verbundene Digitalisierung bibliographischer Informationen bis in unsere Gegenwart und weist schließlich auf wichtige Unterschiede zwischen den Akteur:innen hin; wer wann und zu welchem Preis auf welche Ressource zugreifen kann, ist historisch unterschiedlich (105). Diese Analyse der ökonomischen und didaktischen Ressourcen zeigt, dass auch die Bibliothek kein gefestigtes Set empfohlener Praktiken formulieren will oder kann, sondern ihr Angebot der Vielfalt der Anwendungen anzupassen versucht. Abgesehen von Aufgaben wie der Formatierung von Bibliografien haben wir beobachtet, dass sich einige Forscher:innen für eine engere Integration von Literaturverwaltungssoftware mit dem verwendeten Textverarbeitungsprogramm entscheiden. Ziel ist es, bestimmte Aufgaben zu automatisieren, etwa zur Aktualisierung des Manuskripts bei der Bearbeitung bibliographischer Daten oder um sicherzustellen, dass nur tatsächlich zitierte Artikel in der Bibliografie gelistet sind – das sind signifikante Erleichterungen bei der Erstellung einer korrekten und vollständigen Bibliografie. Ermöglicht wird dies hinter den Kulissen durch die sorgfältige Weitergabe von Daten zwischen Programmen auf Basis kompatibler Protokolle und Formate für Daten und Dokumente – hier verbinden sich Tätigkeiten der Literaturverwaltung mit den Computer-Infrastrukturen der Universität. Im Regime der Computer ist Textverarbeitung immer auch Datenverarbeitung. Kopplungen und Automatisierungen vermehren fragile Verbindungen und potenzielle Brüche, die wiederum erlernte Ängste zu Tage fördern. Wir mussten von einem Manuskripten erfahren, dem die Verbindung zu seiner Literaturdatenbank abhandengekommen ist. Solche Unfälle erinnern daran, dass Texte auch digitale Objekte sind. Die Lösung, um das beschädigte Manuskript zu reparieren, bestand in der mühsamen Arbeit, das Dokument mit Strg-F nach offenen Klammern zu durchsuchen und die Referenzen von Hand abzutippen. Zumindest dienen Pannen wie diese auch der »infrastrukturellen Inversion« (Bowker 1994) und verdeutlichen damit die Notwendigkeit, Textdateien – wie andere technische Objekte – zu warten und zu pflegen (Volmar 2020: 30). Solche Unfälle sind nicht nur Unannehmlichkeiten, sondern mobilisieren auch einen affektiven Überschuss: Ist das hart erarbeitete Manuskript sicher? Wurde die Datei irgendwie in ihrem ›Inneren‹ korrumpiert? Es ist einmal passiert, warum sollte es nicht wieder passieren? Eine mögliche Reaktion ist, die Situation _technisch_ zu vereinfachen und ›dümmere‹ Formate zu verwenden, was wiederum neue _soziale_ Probleme erzeugen kann (Pittroff 2024). Forscher:innen können institutionelle Infrastrukturen umgehen und Anwendungen wählen, die besser zu ihren Arbeitsweisen oder Politiken passen zu scheinen, etwa weil sie sich Grundsätzen des Open Source verpflichten. Die meisten aber begnügen sich mit den Produkten der gängigen Software-Pakete, die in und für Unternehmenskontexte entwickelt wurden und nicht zuletzt auch die Bedürfnisse und Ideologien solcher Unternehmen reproduzieren. Werkzeuge sind jedenfalls nie nur kognitive, sondern immer auch affektive Artefakte (Piredda 2020). Viele Biografien kennen affektive Assoziationen zu bestimmten Software-Produkten. »Das ist ein Programm, mit dem wir leben und arbeiten können«, beschreibt eine unserer Informant:innen eine verwednete Software während einer Beratung zum Thema Literaturverwaltung. Verfahren der Literaturverwaltung können einen chaotischen »Ordner der Scham«, vollgestopft mit immer schon vergessenen PDFs, in eine »Sammlung des Stolzes« verwandeln, wie uns unsere Kolleg:innen berichten. Das macht Lust auf zukünftige Schreibprojekte und nutzt das Trauma vergangener Datenverluste, um mit der Angst vor kommenden Verlusten umzugehen. Wie eine menschliche Person verändert sich auch Software im Laufe der Zeit; sie reift heran, lernt und vergisst, stagniert und passt sich an, wird gewöhnlich oder heimisch (Ojala und Cohn 2023). So verfügt Zotero seit Version 6 aus dem Jahr 2022 über einen integrierten PDF-Reader, der Forscher:innen dazu veranlasst, die Software tiefer ins eigene Lesen und Annotieren zu integrieren (RUSTLab et al. 2024). Von diesem kontinuierlichen Werden von Literaturverwaltung berichtet eine Kolleg:in: Angefangen habe sie mit Reference Manager, weitergemacht mit EndNote, anschließend Citavi genutzt, und – obwohl das gut funktionierte – im Rahmen einer internationalen Kollaboration schließlich Zotero verwendet. Alle diese Migrationen waren Reaktionen auf formelle und informelle Bedingungen: Anstellungsverhältnisse, die Provisionierung durch IT-Abteilungen, Vorlieben kollegialer Netzwerke oder einfach das, was gerade verfügbar war. Zeitgleich wandert auch die Software – von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund von Übernahmen, Fusionen oder Einstellung. Bei jeder dieser Bewegungen wurden Daten von einem System in ein anderes migriert und Austauschformate wie RIS oder BibTeX mobilisiert. Keine dieser Übersetzungen verläuft ohne Probleme und bei jeder geht irgendetwas verloren. Bibliografien sind genauso wie Biografien auch Datengeschichten – dynamische Aktualisierungen der virtuellen Universität. »Ich hoffe, ich muss nie wieder umziehen«, beendet unsere Kolleg:in ihre Migrationsgeschichte. Hoffen kann man. ## References Borgman, Christine L. (2007): Scholarship in the Digital Age: Information, Infrastructure, and the Internet, Cambridge (Mass.): MIT. Bowker, Geoffrey C. (1994): Science on the Run: Information Management and Industrial Geophysics at Schlumberger, 1920-1940, Cambridge: MIT Press. Haigh, Thomas (2009): »How Data Got Its Base: Information Storage Software in the 1950s and 1960s«, in: IEEE Annals of the History of Computing 31 (4), S. 6–25. [https://doi.org/10.1109/MAHC.2009.123](https://doi.org/10.1109/MAHC.2009.123). Mahoney, Michael S. (2005): »The Histories of Computing(s)«, in: Interdisciplinary Science Reviews 30 (2), S. 119–35. [https://doi.org/10.1179/030801805X25927](https://doi.org/10.1179/030801805X25927). 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